Toyota Business Practices (Part II)

Weekend 8-9 Agustus, aku berada di Lembang. Kegiatan ini merupakan acara tahunan karyawan PCD-TMMIN sebagai salah satu cara untuk memperat rasa kekeluargaan di antara sesame karyawan di divisi tersebut. Dan entah kenapa, para pegawai magang seperti saya diberi kesempatan untuk ikut ke acara tersebut. Padahal saya juga tidak terlalu banyak mengenal karyawan di divisi ini.

Gimana mau menghapal orang yang berjumlah sekitar 80 orang ini? Ampun dah, ditambah lagi mereka pada bawa keluarganya pula.

Oh ya.. btw, dari 80-an orang itu, hanya 7%-nya lah yang masih lajang/bujang.

Kesimpulan : “Toyota adalah perusahaan untuk anda yang sudah settle dengan kehidupan berkeluarga. Jika ingin bermanuver, maka carilah tempat yang lebih tepat.”.

Positifnya sih, saya melihat begitu banyak bapak-bapak muda yang begitu nyaman dengan pendampingnya dan anak-anaknya ituloh (lucu-lucu pisan..). Aku melihat banyak keluarga-keluarga bahagia di sana.

Baiklah, melanjutkan tulisan tanggal 5 agustus, kali ini saya akan berbagi mengenai apa itu step2.

Step2 : Breakdown the Problem

Pada step 1, kita akan memperoleh problem yang telah jelas. Di step dua ini, kita akan membreakdown problem tersebut berdasarkan 3 point penting yaitu “level of urgency”, “level importance” dan “potential of expansion”. Ketiga point penting harus tetapi dipegang dalam setiap persimpangan. (Pesan : Tanamkan dulu ya 3 hal tadi)

Baik, sekarang tentukan division point pada problem tadi. Agar mudah mengingatnya, ada 3W yang umum digunakan yaitu :

1. What

2. Where

3. When

Agar lebih mudah di bayangkan, berikut contoh sederhananya.

Problem (step 1) = 45% surat pos delay dari standart.

Step 2

1. What :

Div Point = Type surat (misal : terpilih tipe C)

2. Where :

Div Point =Wilayah kerja kantor pelayanan (misal : terpilih wilayah B)

3. When :

Div Point = Shift Kerja (misal : terpilih shift malam)

Pemilihan harus berdasarkan data factual dan 3 point penting yang disebutkan di atas. Penggunaan division point boleh ditukar-tukar urutannya dan dapat dipakai berulang tergantung kebutuhan problem.

Hasil dari penggunaan strategi division point ini akan menghasilkan “priority problem “yang harus diselesaikan.

Sebagai contoh dari kasus di atas akan diperoleh priority problem sebagai berikut : “Terdapat XX% delay pengirimin surat tipe C di wilayah B yang terjadi pada shift malam”

Hmm.. Setelah itu kita harus mencari “point of occurrence”-nya. Di sini diperlukan “Genba” atau terjun ke lapangan langsung. Dengan begitu kita dapat mengetahui awal mula munculnya permasalahan.

Sebagai contoh kasus di atas. Kita harus melakukan pengecekan proses pengiriman surat secara mundur. Dimulai dari kotak pos di rumah-rumah, lalu mundur ke pengantar surat, lalu tempat penampungan surat, lalu tempat pemilahan surat, lalu ke tempat penampungan surat di kantor pos, lalu ke kasir dan seterusnya. Sebisa mungkin urutan proses tersebut sedetail mungkin. Dengan demikian kita dapat mengetahui, dimanakah point of occurrence dari priority problem kita. Misal pada kasus ini terletak di “kasir”.

Maka priority problem at the point of occurrence kita adalah :

“Terdapat XX-a% delay pengirimin surat tipe C di wilayah B yang terjadi pada shift malam di saat pelayanan di kasir”

“Priority problem at point of oocurence” merupakan output dari step dua ini.

Kelemahan

dari step ini, tentu saja diperlukan begitu banyak data yang detail dan valid tentunya sebelum setiap pemilihan breakdown dilakukan. Selain itu, sekali saja melakukan kesalahan pada bagian division point, maka kesalahan tersebut akan terus terjadi kebelakang. Jadi, system ini membutuhkan ketelitian yang tinggi dan akurasi data yang terjamin.

Kelebihannya

, ya tentu saja, anda mempunyai argumentasi yang kuat dalam menentukan sebuah priority problem at point of occurrence. Sangat sedikit celah untuk menentang analisa anda jika setiap langkah dilakukan secara tepat dan matang.

Step 3 : Setting Target

Btw, pren bersambung lagi yah.. ngantuk cuy..

Dadah byebye..

Mohon do’anya.. yah

Oyasumi Nasai..

Welterusten..

Good night..

Met bobok..

Assalamualaikum..

Toyota Business Practices (Part I)

Rabu, 5 August 2009. Tidak terasa sudah hampir dua bulan blog ini mati suri. Yah, kalopun hidup juga masih butuh napas buatan. Kasian ya..

Kali ini, saya akan sedikit berbagai mengenai Toyota Business Practices yang sedang saya pelajari dan menjadi landasan problem solving (idealnya.. hoho..) di masa OJT ini.

Step 1 : Clarify the Problem

Pada langkah ini ada 3 masukan yang harus diperoleh, yakni ultimate goal, ideal condition dan current condition. Pada akhirnya akan di hasilkan keluaran berupa satu problem yang jelas.

Ideal condition akan berkontribusi terhadap ultimate goal. Selisih antara ideal dan current condition merupakan problem yang harus diselesaikan.

Hal yang perlu dicermati pada step ini terletak pada penentuan besarnya problem yang akan diperoleh. Karena kita berbicara mengenai angka, maka semua data yang dimasukkan ke dalam ideal maupun current condition harus bersifat kuantitatif. Nilai-nilai yang bersifat harus bisa diterjemahkan ke dalam bentuk kuantitatif.

Menurut saya, di sini letak kelemahan system ini. Segala parameter yang bersifat kualitatif yang dikuantitatifkan akan bersifat subjektif.

Kelebihan step ini tentu terletak pada skema yang jelas mengenai pemaknaan apa itu problem.

Langkah II : Breakdown the Problem

Bersambung ya.. Saya mau belajar bahasa Jepang dulu.

Summimasen..

Oyasumi Nasai..

Mohon do’anya

Bismillah

Assalamualaikum..